在收到船东或租家的航次运输指令以后，船方必须着手于配货和宣载并将配货结果及时通知船东、租家或托运人。应提前咨询香港皮带机上的货物数量（一般超过500吨）。船舶必须在收到船东或租运输指令后，船舶必须开始配送货物和宣传，并及时通知船东、租客或托运人配送结果。散货船货代在配载过程中要考虑以下问题。
一、配货及计算
(1)装卸港名称、位置、水尺限制；规划航线区域的水尺限制；装卸港海水密度；负荷线，季节性区域规定。
(2)装载货物的产品名称、积载因数及、装卸货物的注意事项。
(3)散货船货代航次指令要求的装载数量。一般航次指令有两个要求：一个是包含多少百分比，此时可以选择货物的数量；另一个是货物装载的更大限度。此时，货物不能装载更多或更少。在计算预装数量时，我们应该特别注意。
(4)估计油水和残余的压舱水。
(5)对船舶常数的估计。虽然船舶常数被称为常数，但实际上每次航行测量的船舶常数是不同的。显然，将常数控制到更小值将相应地增加船舶的装载量，这有利于船东和租户。
二、从以下几个方面控制船舶常数
(1)诚实地报告安全油。一般来说，承租人不会不同意船只留下安全油，但一些船长仍然隐藏口袋油（私房油）。这是一种习惯，但由于各国都有许多加油港，而且遍布世界各地，因此没有必要隐藏口袋油，否则船舶数量的增加必然会使船东和租户遭受不必要的损失。
(2)到达港口前，应清除机舱底部的污水和污水舱内的污水。如果水舱内污水过多，船舶数量会相应增加。
(3)在到达香港之前，应亲自或派人检查每个干舱，并将每个有渗漏的干舱内的水排干。否则，一旦一个干燥的隔间漏水，船舶的数量将增加数十甚至数百吨。
(4)在到达香港之前，应该和船长一起检查油账。油账应包括以下舱数，不能忽略不报，导致船常数无法控制。为了船东的长期利益，我们应该相互合作，诚实地汇报以下舱的油量。我们还应该提醒船长在装货前尽快在海上做以下舱的油账。
(5)估计船舶中垂对货物的影响。由于大型散装货船满载后会出现中垂现象，中垂对货物数量的影响是船舶预期的中垂值。减少船舶中垂的方法是在船舶的头部和尾部附近的货舱内装载更少的货物。
